Az Abroncs Kereskedőház Kft. ÁLTAL MŰKÖDTETETT BELSŐ VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERÉNEK MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

I. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésének célja

(1.) A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetésének célja az Abroncs Kereskedőház Kft. jogszerű, átlátható és hatékony működésének érdekében - a 2023. évi XXV. tv-ben foglalt jogi kötelezettségnek is eleget téve - egy olyan rendszer létrehozása, melyben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

II. A szabályzatban használt fogalmak

Foglalkoztató: jelen szabályzat keretei között az Abroncs Kereskedőház Kft., mint természetes személyeket foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztató vállalkozás.
Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.
Etikai tisztviselő: A Foglalkoztatóval munkaviszonyban álló, a belső visszaélés bejelentő rendszer működtetésével és a vizsgálatok elvégzésével megbízott munkavállaló, aki pártatlansága, munkaköre és személyes tulajdonságai alapján alkalmas ezen feladatok elvégzésére.
Elektronikus belső visszaélés-bejelentő felület (vagy platform): Olyan internetes felület (weboldal), melyet azzal a céllal hoztak létre, hogy azon keresztül a bejelentőknek lehetőségük legyen arra, hogy a bejelentéseiket bizalmas körülmények között, akár anonim módon tehessék meg.

III. A szabályzat hatálya

Időbeli hatály

(1.) Ezen szabályzatot 2023. július 24. napjától visszavonásig kell alkalmazni.

Személyi hatály

(2.) A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:
- a) a foglalkoztató által foglalkoztatott,
- b) az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
- c) a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
- d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
- e) a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
- f) a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
- g) a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- h) a foglalkoztatóval az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
- i) az a személy, akinek az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
(3.) Ezen szabályzatot kell alkalmazni az Abroncs Kereskedőház Kft. által foglalkoztatott összes munkavállalóra, munkaviszonyukkal összefüggésben végzett bármely tevékenységükkel kapcsolatban, függetlenül a tevékenység helyétől, illetve az Abroncs Kereskedőház Kft. bármely alvállalkozójára és annak munkavállalóira, amennyiben Abroncs Kereskedőház Kft.-vel fennálló jogviszony keretében járnak el.

IV. Alapelvek

(1.) A bejelentőt - a VI. cím (9.) bekezdésben foglaltak kivételével - nem érheti hátrány a bejelentés megtétele miatt.
(2.) A belső visszaélés-bejelentési rendszerrel kapcsolatban világos és könnyen hozzáférhető információt kell nyújtani a rendszer működésére, a bejelentéssel kapcsolatos eljárásra, valamint a foglalkoztatóak törvényes jogaira vonatkozóan.
(3.) A bejelentésekkel kapcsolatban - a VI. cím (8.) bekezdésben foglalt esetek kivételével - alapos és teljeskörű vizsgálatot kell lefolytatni a tényállás tisztázása érdekében.
(4.) A szabályzatban foglaltak alapján, a bejelentésekkel kapcsolatos vizsgálatok megállapításainak függvényében meg kell tenni a szükséges és indokolt intézkedéseket a bejelentő, illetve az Abroncs Kereskedőház Kft. jogos érdekeinek érvényesítése érdekében, továbbá a feltárt belső szabálysértések, valamint jogsértések jövőbeli elkerülése céljából.

V. A bejelentés megtételének lehetséges módjai

(1.) A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg.
(2.) Az Abroncs Kereskedőház Kft. annak érdekében, hogy a visszaéléseket bejelenteni szándékozó személyek bejelentéseiket bizalmas körülmények között, akár anonim módon is megtehessék, egy elektronikus belső visszaélés-bejelentési felületet hoz létre. Ezen platformon keresztül a bejelentők az összes szükséges tájékoztatást megkapják abban az esetben is, ha kilétüket nem kívánják felfedni még az Etikai tisztviselő előtt sem.
(3.) A bejelentést a bejelentő írásban - minden nap 00.00 óra és 24.00 óra között - az elektronikus belső visszaélés-bejelentési felületen keresztül teheti meg, mely a „visszaeles.akh.hu” webcímen érhető el. Ezen platformon keresztül bejelentés tehető anonim módon, vagy a bejelentő személyi adatainak megadásával is. Az elektronikus bejelentési felületen keresztül történő bejelentés megtétel során a bejelentő a jogaival, valamint a rendszer működésével kapcsolatban a szükséges tájékoztatást megkapja.
(4.) Bejelentés telefonon keresztül minden hónap első munkanapjára eső hétfőjén 08.00 óra és 12.00 óra között tehető meg a telefonszámon keresztül. A telefonon keresztül szóban tett bejelentéseket az Etikai tisztviselő írásba foglalja és - annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett - a bejelentő számára másodpéldányban átadja.
(5.) Indokolt esetben - a fenti számon történt telefonos egyeztetést követően - lehetőség van a bejelentés személyesen történő megtételére is. Ha a bejelentő személyesen teszi meg a bejelentését, az etikai tisztviselő a szóbeli bejelentést
- a) - a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően - tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy
- b) írásba foglalja és - annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett - a bejelentő számára másodpéldányban átadja.
(6.) Az etikai tisztviselő a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.
(7.) Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát - ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja - a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

VI. Eljárás a rendszerben tett bejelentésekkel kapcsolatban

(1.) A bejelentő az elektronikus belső visszaélés-bejelentő felületen történő bejelentés megtétele során megkapja a szükséges tájékoztatást a rá vonatkozó eljárási és adatkezelési szabályokról, „A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben” megfogalmazottak szerint. Az Etikai tisztviselő a belső visszaélés-bejelentési rendszerben tett bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül, a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára. Amennyiben a bejelentő a bejelentése megtételekor megadta az e-mailcímét a platform automatikusan elküldi ezen visszaigazolást. Az anonim bejelentők számára - amennyiben ehhez szükséges elérési csatornát nem adnak meg a bejelentés megtétele során - a bejelentésről visszaigazolás nem küldhető.
(2.) Az Etikai tisztviselő a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbításának indokairól tájékoztatni kell. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő VI. cím (10.) bekezdése szerinti tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot.
(3.) A bejelentés kivizsgálása során az Etikai Tisztviselő kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt.

A kivizsgálás során végrehajtandó intézkedések

(4.) A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a bejelentéssel kapcsolatban esetlegesen megállapított visszaélések orvoslására.
(5) Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.
(6.) A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
(7) A (6.) bekezdésben, valamint a VII. cím (6.) bekezdésében foglaltak arra a személyre is alkalmazandó, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.

A kivizsgálás mellőzése

(8.) A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
- a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
- b) a bejelentést nem a III. cím (2.) és (3.) bekezdése szerint erre jogosult személy tette meg,
- c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
- d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

Eljárás rosszhiszeműen valótlan adat bejelentése esetén

(9.) Ha az eljárás során nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
- a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
- b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

A bejelentő tájékoztatása

(10.) Az Etikai tisztviselő a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha az Etikai tisztviselő a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

VII. Adatkezelés

(1.) A bejelentő személyes adatai - a VI. cím (9.) bekezdésben foglaltak kivételével - csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.
(2.) A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között
- a) a bejelentőnek,
- b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és
- c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,
a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.
(3.) A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni kell az (2.) bekezdés hatálya alá nem tartozó személyes adatokat.
(4.) Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.
(5.) A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, e törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.
(6.) A belső visszaélés-bejelentési rendszert működése során a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. Az Etikai tisztviselő a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat - a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl - más szervezeti egységgel vagy munkatárssal a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatja meg.
(7.) A belső visszaélés-bejelentő rendszer működésével kapcsolatos személyes adatkezelésekről az Abroncs Kereskedőház Kft. vonatkozó adatkezelési tájékoztatója részletes leírást tartalmaz.

VIII. A visszaélést bejelentők védelme

(1.) Minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés,
- a) amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és
- b) amelyet a III. cím (2.) bekezdésében meghatározott jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.
(2.) Az (1.) bekezdés alkalmazásában hátrányos intézkedésnek minősül a bejelentő számára hátrányos cselekmény vagy mulasztás, különösen
- a) a felfüggesztés, a csoportos létszámcsökkentés, a felmondás vagy ezekkel egyenértékű intézkedések,
- b) a lefokozás vagy az előléptetés megtagadása,
- c) a munkaköri feladatok átruházása, a munkavégzés helyének megváltoztatása, a bércsökkentés, a munkaidő megváltoztatása,
- d) a képzés megtagadása,
- e) a negatív teljesítményértékelés vagy munkareferencia,
- f) a foglalkoztatásra irányuló jogviszonyára vonatkozó törvény szerinti bármely hátrányos jogkövetkezmény - így különösen fegyelmi intézkedés, megrovás, pénzügyi szankció - alkalmazása,
- g) a kényszerítés, a megfélemlítés, a zaklatás vagy a kiközösítés,
- h) a hátrányos megkülönböztetés, hátrányos vagy tisztességtelen bánásmód,
- i) a határozott idejű foglalkoztatásra irányuló jogviszony határozatlan idejűvé átalakításának elmulasztása, ha a foglalkoztatott jogszerű elvárása az volt, hogy foglalkoztatásra irányuló jogviszonyát határozatlan idejűvé változtatják,
- j) egy határozott idejű munkaszerződés megújításának elmulasztása vagy annak idő előtti megszüntetése,
- k) a károkozás, amely magában foglalja a személy jóhírnevének megsértését vagy a pénzügyi veszteséget, beleértve az üzleti lehetőség elvesztését és a bevételkiesést is,
- l) az olyan intézkedés, amelynek eredményeképpen okkal következik, hogy az adott személy a jövőben foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt a foglalkoztatásra irányuló jogviszonya szerinti ágazatban nem létesíthet,
- m) az egészségügyi alkalmassággal összefüggő vizsgálat előírása,
- n) az áru- vagy szolgáltatási szerződés idő előtti megszüntetése vagy felmondása, és
- o) az engedély visszavonása.
(3.) A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
(4.) A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentőt nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el.
(5.) A bejelentő a bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához. Az ezen alcím szerinti, a bejelentőre vonatkozó védelemben részesül, aki
- a) a jogszerű bejelentést tevő bejelentő részére segítséget nyújt a bejelentés megtétele során,
- b) a jogszerű bejelentést tevő bejelentővel kapcsolatban álló olyan személy - így különösen a bejelentő munkatársa vagy családtagja -, akit a VIII. cím (2.) bekezdése szerinti hátrányos intézkedés érhet.

IX. Záró rendelkezések

(1.) E szabályzat napján lép hatályba, melyről az érintetteket tájékoztatni kell, kiemelt figyelemmel a belső visszaélés bejelentési rendszer keretében üzemelő elektronikus bejelentési felület elérhetőségének megjelölésére.
(2.) A Hatálybalépéssel egyidejűleg kijelölésre kerül az Abroncs Kereskedőház Kft. Etikai tisztségviselője, akinek nevét e Szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.

Penziás Gábor
ügyvezető